Presenteren voor het MT

Waarom het MT anders luistert

Een afdeling wil begrijpen. Een MT wil besluiten. Dat verschil verandert alles aan je presentatie.

Een MT zit halverwege een agenda van zeven punten. Ze hebben net een budgetdiscussie gehad en hierna komt de reorganisatie. Jouw twintig minuten zijn voor hen een punt op een lijst, en het enige wat ze willen weten is: wat moeten wij hiermee? Elke minuut waarin dat niet duidelijk is, kijken ze naar hun telefoon.

Dat is geen onbeleefdheid. Het is hoe mensen luisteren die de hele dag moeten kiezen. Wie dat snapt, bouwt zijn presentatie andersom.

Begin met het besluit

Niet met de aanleiding, niet met het onderzoek, niet met de bedrijfsslide. Met wat je van ze vraagt. "Ik vraag jullie vandaag om akkoord op een pilot van drie maanden met twee teams." Dat is je eerste zin, of je tweede, na één persoonlijke zin die uitlegt waarom jij dit komt vertellen.

Dat voelt tegennatuurlijk. Je wilt opbouwen, de spanning erin houden, de conclusie aan het eind. Dat werkt op een podium. Niet in een MT. Daar wil men weten waar het heen gaat, zodat ze gericht kunnen luisteren naar de onderbouwing. Een MT dat weet wat er gevraagd wordt, stelt betere vragen. Een MT dat moet raden, stelt geen vragen en zegt aan het eind "we komen erop terug".

Zeg die ene zin aan het begin, en zeg hem aan het eind. Mensen onthouden weinig, en ze onthouden allemaal iets anders. Die ene zin is het enige wat ze alle zeven mee de deur uit moeten nemen.

Dan: waarom nu

Nu het probleem, in hun woorden. Niet "de klanttevredenheid vertoont een dalende trend", maar "we verliezen elke maand drie klanten die we vorig jaar nog hadden gehouden". Een cijfer dat een MT-lid aan de directeur kan navertellen zonder er een slide bij te pakken.

Hier zit je huiswerk. Wie zit er straks aan tafel, en wat houdt die persoon wakker? Een financieel directeur hoort een ander probleem dan een HR-directeur. In de training laten we mensen hun MT letterlijk uittekenen langs vijf manieren van luisteren. Wie is machtig, wie sociaal, wie nieuwsgierig, wie rationeel, wie organisch? Dezelfde kernboodschap krijgt dan per persoon een andere ingang. "Wie dit niet doet, laat twintig procent omzet liggen" voor de een. "Loopt ons merk voorop of achter de feiten aan?" voor de ander. Hetzelfde voorstel, een andere ingang.

Laat je onderzoek weg. Het MT wil weten wat je hebt gevonden, niet hoe. Houd de onderbouwing achter de hand. Dat iemand ernaar vraagt is goed nieuws. Dan heb je hun aandacht.

Het tegenargument, voordat zij het zeggen

Dit is het deel dat een voorstel onderscheidt van een verdediging.

Terwijl je praat, bedenkt het MT al waarom het niet kan. Te duur. Geen mensen. Dat hebben we in 2019 ook geprobeerd. Je weet welke het is. Zeg hem zelf. "Jullie denken nu waarschijnlijk: we hebben hier de mensen niet voor. Klopt, en daarom begint het met twee teams en niet met tien."

Wie zijn eigen tegenargument noemt, wordt geloofd op de rest. Wie het verzwijgt, krijgt het als eerste vraag, en dan sta je met je rug tegen de muur in een gesprek dat je niet hebt gekozen. Hooguit drie argumenten vóór, één tegen, en het antwoord erbij. Meer past er niet in tien minuten, en meer onthoudt niemand.

Sluit af met het besluit, niet met een samenvatting

Geen "dus samenvattend". Geen slide met vijf bullets die je net hebt gezegd. De laatste zin is dezelfde als de eerste: wat je van ze vraagt. En dan stil.

Die stilte is lastig. Het is ook het moment waarop het MT beslist. Wie hem opvult met "maar dat is natuurlijk aan jullie", neemt zijn eigen vraag terug.

En dan: gebruik je slot niet vol. Twintig minuten gekregen? Praat tien. Het besluit valt in het gesprek, niet tijdens je slides. Wie zijn slot volpraat, hoort "we komen erop terug", en dat is het einde van het plan.

Hoe je staat

Een MT leest je houding sneller dan je eerste zin. Drie dingen.

Sta, ook als iedereen zit. Het geeft je de zaal. Voeten stevig op de grond, handen in rust op navelhoogte, niet op je rug. Adem naar je buik voor je eerste zin. Kijk de mensen aan die moeten beslissen, niet het scherm en niet je aantekeningen. En als iemand je onderbreekt, laat het gebeuren. Een onderbreking is interesse. Beantwoord de vraag kort, en ga terug naar je lijn met dezelfde zin waarmee je begon.

Wie dit nog nooit heeft gedaan, doet het één keer voor collega's. Zonder slides, met een klok, en met één vraag achteraf: wat was het besluit? Als ze dat niet in één zin kunnen zeggen, is je presentatie nog niet klaar.

Als je zelf in het MT zit

Dan is de vraag niet hoe je een voorstel erdoor krijgt, maar hoe je de koers vertelt aan zestig mensen die niet in de vergadering zaten. Dat is een ander verhaal, met dezelfde drie delen: waarom jij, waarom zij, en wat je van ze vraagt. Daar is de MT-training voor. Persoonlijk, kwetsbaar en overtuigend.